Marketing bezpośredni, w tym cold mailing i cold calling, odgrywa istotną rolę w działaniach wielu firm, pozwalając im docierać do potencjalnych klientów, budować relacje i rozwijać sieć biznesową. Jednak od 10 listopada 2024 roku w życie wchodzi nowa ustawa o komunikacji elektronicznej, która znacząco zaostrza przepisy dotyczące kontaktów marketingowych, wymagając od przedsiębiorców uzyskania wyraźnej zgody na takie działania. Warto zapoznać się z nowymi regulacjami, gdyż naruszenia mogą skutkować wysokimi karami finansowymi.
Aktualne przepisy – czyli co się zmieni?
Dotychczasowe przepisy regulujące kontakt marketingowy wynikały głównie z ustawy o ochronie danych osobowych oraz rozporządzenia RODO. Choć RODO wprowadziło obowiązek uzyskania zgody na przetwarzanie danych osobowych, w praktyce cold mailing i cold calling były możliwe przy założeniu, że dane kontaktowe pozyskane zostały legalnie, a sam kontakt ma charakter biznesowy i jest nieuciążliwy. Wielu przedsiębiorców interpretowało te przepisy elastycznie, szczególnie, gdy kontakt był skierowany do firm lub instytucji, a nie bezpośrednio do konsumentów.
Z perspektywy obecnych przepisów można kontaktować się z przedsiębiorcami na ich ogólne dane kontaktowe (np. adresy e-mail dostępne publicznie) bez wyraźnej zgody, jeśli cel kontaktu dotyczy ich działalności. W praktyce oznacza to, że firmy mogą w pewnych sytuacjach korzystać z cold mailingu czy cold callingu, jednak nie zawsze jest to jasno uregulowane, co prowadzi do nadużyć i niepewności prawnej.
Nowa ustawa o komunikacji elektronicznej – kluczowe zmiany
Nowe przepisy wprowadzają jednolite zasady, według których każdy kontakt marketingowy – zarówno do osób prywatnych, jak i firm oraz instytucji publicznych – będzie wymagał wyraźnej, udokumentowanej zgody odbiorcy. Oznacza to, że każdy przedsiębiorca, chcąc prowadzić działania w zakresie cold mailingu lub cold callingu, będzie musiał spełnić konkretne wymogi.
Najważniejsze zmiany obejmują:
1. Obowiązek uzyskania wyraźnej zgody na kontakt – cold mailing i cold calling będą dopuszczalne wyłącznie w sytuacji, gdy odbiorca (czy to osoba fizyczna, firma, czy instytucja publiczna) wyraził na to zgodę. Zgoda ta musi być wyraźna, jednoznaczna i dobrowolna, a firma ma obowiązek jej archiwizacji, aby w razie potrzeby móc udowodnić, że została prawidłowo uzyskana.
2. Precyzyjne określenie celu i zakresu zgody – zgoda musi jasno wskazywać, jakiego typu komunikacja będzie prowadzona (np. kontakt e-mailowy, telefoniczny) oraz w jakim zakresie i w jakim celu firma będzie przesyłać treści marketingowe. Nie wystarczy już ogólna zgoda, która nie precyzuje, czego będzie dotyczyć – wymagane jest podanie szczegółowych informacji.
3. Możliwość łatwego wycofania zgody – nowe regulacje nakładają obowiązek zapewnienia odbiorcom możliwości łatwego i szybkiego wycofania zgody na kontakt marketingowy. Może to być np. link do rezygnacji umieszczony w każdym e-mailu marketingowym lub opcja wycofania zgody podczas rozmowy telefonicznej. Brak takiej możliwości będzie traktowany jako naruszenie przepisów.
4. Surowe kary za brak zgodności z przepisami – za prowadzenie działań marketingowych bez wyraźnej zgody odbiorcy firma może zostać obciążona karami sięgającymi nawet 3% rocznego obrotu przedsiębiorstwa. W przypadku mniejszych naruszeń, kara może wynieść do 50 tys. zł. Wysokość kary zależy od skali i charakteru naruszeń oraz liczby osób, które były odbiorcami niepożądanego kontaktu.
Praktyczne konsekwencje dla firm
Nowe regulacje oznaczają, że przedsiębiorcy będą musieli przeanalizować swoje działania marketingowe i upewnić się, że są zgodne z nadchodzącymi zmianami. Dotychczasowa praktyka polegająca na wysyłaniu ofert na ogólne adresy e-mail dostępne publicznie nie będzie już możliwa bez zgody właściciela danych. Wprowadzenie nowych zasad wymaga dostosowania procedur pozyskiwania zgód oraz przejrzystości w zakresie komunikacji marketingowej.
W praktyce oznacza to konieczność wdrożenia nowych metod pozyskiwania zgód, które spełniają wymogi nowego prawa – mogą to być formularze zgody na stronie internetowej, opcje „double opt-in” przy rejestracji, lub zgody uzyskiwane przy zawieraniu umowy. Istotne jest również prowadzenie odpowiedniej dokumentacji potwierdzającej, że zgoda została udzielona w sposób zgodny z prawem.
Czy nowe przepisy to wyzwanie, czy szansa?
Nowe przepisy o komunikacji elektronicznej z pewnością stanowią wyzwanie dla firm, które dotąd wykorzystywały cold mailing i cold calling jako istotne narzędzie pozyskiwania klientów. Jednocześnie mogą być szansą na budowanie bardziej świadomej, opartej na zaufaniu komunikacji z odbiorcami. Wyraźna zgoda na kontakt daje firmom możliwość dotarcia do klientów, którzy są faktycznie zainteresowani ich ofertą, co może przyczynić się do budowania długoterminowych, wartościowych relacji.
Zapraszamy na wyjątkowy, bezpłatny webinar, który przybliży kluczowe zmiany w prawie dotyczącym cold mailingu i cold callingu, Spotkanie poprowadzi Daria Bartnicka, Dyrektor Merytoryczna w Kancelarii Bezpieczeństwa Karolina Praszek i Partnerzy Sp. z o.o., która omówi nowe regulacje oraz ich praktyczne konsekwencje dla firm. To doskonała okazja, aby zrozumieć, jak skutecznie i zgodnie z przepisami dostosować działania marketingowe do nowych wymagań.
