Problem · Szkolenia

Jak dokumentować szkolenia pracowników?

Bez dokumentacji szkolenie formalnie „się nie odbyło” - w razie kontroli czy incydentu to właśnie dowody uczestnictwa mają znaczenie.

Podstawowa dokumentacja obejmuje listę obecności lub potwierdzenie ukończenia szkolenia online, zakres tematyczny i datę szkolenia, dane prowadzącego oraz - jeśli szkolenie kończyło się testem - wyniki i próg zaliczenia. Dokumenty te powinny być przechowywane przez okres zatrudnienia pracownika i możliwe do szybkiego odtworzenia.

Znaczenie dokumentowania szkoleń wynika bezpośrednio z zasady rozliczalności z art. 5 ust. 2 RODO oraz z ogólnej odpowiedzialności administratora za wykazanie zgodności z art. 24 RODO - w praktyce oznacza to, że samo przeprowadzenie szkolenia nie ma wartości dowodowej, jeśli organizacja nie potrafi wykazać, kto, kiedy i z jakim skutkiem w nim uczestniczył.

W organizacjach z wieloma lokalizacjami dobrym rozwiązaniem jest scentralizowana platforma e-learningowa, która automatycznie generuje i archiwizuje potwierdzenia ukończenia szkoleń dla każdego pracownika.

Dokumentacja szkoleń jest też praktycznym narzędziem obrony w razie incydentu spowodowanego błędem pracownika - jeśli organizacja może wykazać, że dany pracownik przeszedł odpowiednie szkolenie w wymaganym zakresie, łatwiej jej wykazać, że dochowała należytej staranności, co może mieć znaczenie zarówno przy ocenie odpowiedzialności administratora przez PUODO, jak i w ewentualnym sporze pracowniczym.

Podstawa prawna

art. 5 ust. 2 i art. 24 RODO (zasada rozliczalności i odpowiedzialność administratora)