Jak wygląda współpraca z IOD?
Współpraca z zewnętrznym IOD zaczyna się od audytu otwarcia, a kończy na stałym, comiesięcznym lub kwartalnym rytmie kontaktu - bez angażowania własnego etatu.
Po wyznaczeniu inspektor przegląda dokumentację, rejestr czynności przetwarzania i dotychczasowe procedury, żeby zidentyfikować luki. Następnie ustala z organizacją stały kanał kontaktu - najczęściej mailowy i telefoniczny - oraz harmonogram przeglądów i szkoleń.
Dobrze skonstruowana umowa o outsourcing IOD określa też czas reakcji na zgłoszenia (np. 24-48 godzin w sprawach bieżących, natychmiastowa dostępność przy podejrzeniu naruszenia), zakres wsparcia przy kontrolach PUODO oraz zasady aktualizacji dokumentacji przy zmianach w organizacji czy w przepisach.
W praktyce oznacza to, że pracownicy mogą kierować bieżące pytania do inspektora, a IOD samodzielnie monitoruje terminy, reaguje na zgłoszenia naruszeń i przygotowuje coroczne podsumowanie stanu zgodności dla kierownictwa.
RODO wprost wymaga, by administrator zapewnił IOD zasoby niezbędne do wykonywania zadań oraz dostęp do danych osobowych i operacji przetwarzania - w praktyce oznacza to nadanie inspektorowi odpowiednich uprawnień w systemach, dostęp do dokumentacji oraz włączanie go we wszystkie sprawy dotyczące ochrony danych na odpowiednim etapie, a nie post factum.
art. 38 RODO (obowiązek zapewnienia IOD zasobów i niezależności)
Typowy rytm współpracy z zewnętrznym IOD:
- Audyt otwarcia i przegląd dokumentacji RODO
- Stały kanał kontaktu dla pracowników i kierownictwa
- Bieżące doradztwo przy nowych procesach i incydentach
- Okresowe raporty i przeglądy zgodności
Zobacz też
Ta usługa Cię dotyczy
Outsourcing Inspektora Ochrony Danych
Konsultacja outsourcing IOD - 60 minut z prawnikiem - omówimy model współpracy dopasowany do Twojej organizacji.
Powiązane szkolenie
Warsztaty praktyczne dla IOD