Problem · RODO

Jak przygotować firmę do kontroli RODO?

Do kontroli PUODO najlepiej przygotować się zanim nadejdzie zawiadomienie - w praktyce na uzupełnienie braków zostaje niewiele czasu.

Przygotowanie obejmuje przegląd i aktualizację całej dokumentacji RODO, weryfikację, czy klauzule informacyjne i procedury są rzeczywiście stosowane w praktyce, sprawdzenie umów powierzenia z podwykonawcami oraz przygotowanie osób, które będą uczestniczyć w czynnościach kontrolnych.

PUODO prowadzi kontrolę na podstawie własnego, rocznego planu kontroli albo w związku z otrzymaną skargą - w obu przypadkach kontrolowany jest zawiadamiany z wyprzedzeniem (zwykle kilkudniowym do kilkutygodniowego), co daje czas na ostatnią weryfikację dokumentacji. Kontrola kończy się protokołem, do którego kontrolowany może zgłosić zastrzeżenia w terminie 14 dni, a następnie - jeśli organ stwierdzi naruszenia - może zostać wszczęte odrębne postępowanie administracyjne zakończone decyzją, w tym ewentualną karą.

Kontrolerzy PUODO sprawdzają nie tylko dokumenty, ale też praktykę - dlatego audyt przedkontrolny powinien obejmować rozmowy z pracownikami i test rzeczywistego stosowania procedur, a nie tylko przegląd papierów.

Warto pamiętać, że sama kontrola nie jest jeszcze karą - to postępowanie wyjaśniające, którego wynik (protokół, a następnie decyzja) zależy od tego, jak rzetelnie organizacja jest w stanie wykazać zgodność. Dobrze udokumentowane, wcześniej podjęte działania naprawcze mogą być traktowane jako okoliczność łagodząca przy ewentualnym ustalaniu wysokości kary.

Podstawa prawna

art. 58 RODO oraz rozdział 8 ustawy o ochronie danych osobowych (tryb kontroli PUODO)