Problem · Compliance

Jak wdrożyć compliance w organizacji?

Compliance to sposób zarządzania organizacją, nie zbiór dokumentów na półce - dlatego jego wdrożenie wymaga zaangażowania zarządu, nie tylko działu prawnego.

Wdrożenie zaczyna się od audytu obecnego stanu zgodności z kluczowymi regulacjami (RODO, NIS2, AML i inne właściwe dla branży), a następnie budowy struktury odpowiedzialności - kto raportuje do kogo i w jakim cyklu. Kolejny krok to opracowanie lub aktualizacja procedur oraz wdrożenie systemu szkoleń.

Skuteczny program compliance opiera się na kilku filarach: widocznym zaangażowaniu kierownictwa (tzw. tone from the top), kodeksie postępowania określającym wartości i zasady organizacji, jasnych procedurach dla obszarów wysokiego ryzyka, systemie szkoleń oraz - co coraz częściej wymagane wprost przez przepisy - kanale do zgłaszania nieprawidłowości.

Dojrzały system compliance kończy się cyklicznym raportowaniem do zarządu, opartym o wskaźniki ryzyka (KRI), oraz mechanizmem zgłaszania nieprawidłowości (whistleblowing), który pozwala wychwycić problemy, zanim staną się poważnym naruszeniem.

W Polsce obowiązek wdrożenia wewnętrznego kanału zgłaszania naruszeń prawa oraz procedury ochrony osób zgłaszających (sygnalistów) wynika z ustawy o ochronie sygnalistów, implementującej unijną dyrektywę - dotyczy on podmiotów prawnych zatrudniających co najmniej 50 osób, choć część organizacji (np. z sektora finansowego) musi go wdrożyć niezależnie od liczby pracowników. To jeden z elementów, który coraz częściej trzeba uwzględnić już na etapie projektowania systemu compliance, a nie dopisywać do niego później.

Podstawa prawna

ustawa o ochronie sygnalistów (obowiązek wdrożenia kanału zgłoszeń dla podmiotów zatrudniających co najmniej 50 osób)